Zoom bietet die Möglichkeit, Besprechungen im Voraus zu planen, die von einem Gruppenadministrator gesteuert werden, und kann während eines Videoanrufs bis zu 100 Personen gleichzeitig zusammenbringen. Qualitativ hochwertige Zusammenarbeit in Perspektive!
Der einzige Nachteil: In der kostenlosen Version von Zoom sind diese Besprechungen mit mehreren Teilnehmern auf 40-minütige Sitzungen beschränkt. Die kostenpflichtige Version hat auch eine zeitliche Begrenzung der Teilnehmerzahl, jedoch ohne zeitliche Begrenzung. Egal, lassen Sie uns sehen, wie Sie Besprechungen in Zoom ordnungsgemäß verwalten, indem Sie Besprechungen planen, und wie Sie daraus ein für Ihre Anforderungen kalibriertes Tool für die Zusammenarbeit machen.
Planen Sie ein Meeting auf Zoom
- Öffnen Sie Ihre Zoom-Desktopanwendung, melden Sie sich an und klicken Sie auf das Symbol " Zeitplan ", um eine Videokonferenz zu erstellen.
- Dadurch wird das Besprechungsplanerfenster geöffnet. Sie können dann die verschiedenen geeigneten Optionen auswählen: Zeiten, Besprechungsname, Besprechungskennwort usw.
- In den " Erweiterten Optionen " empfehlen wir, das Kontrollkästchen " Besprechungszugriff öffnen, bevor der Moderator eintrifft " zu aktivieren , damit die Webkonferenz gestartet werden kann, wenn Sie eine Minute zu spät sind.
- Klicken Sie anschließend auf " Planen ", um die Besprechung zu planen, wenn Sie alle gewünschten Optionen ausgewählt haben. Eine zusammenfassende E-Mail wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die dem Zoom-Konto zugeordnet ist. Wiederholen Sie den Vorgang, um Ihre nächsten Besprechungen zu planen.
Um dieses Meeting mit Ihren Mitarbeitern zu teilen, stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung. Am einfachsten gehen Sie zur Startseite Ihrer Zoom-Anwendung, die angezeigt wird, wenn das Meeting geplant ist. Klicken Sie darauf und dann auf " Einladung kopieren " und teilen Sie sie Ihren Mitarbeitern mit. Wenn diese zu Ihren Kontakten gehören, senden Sie die Einladung direkt an sie im Instant Messaging-Dienst von Zoom. Sie können auch Messenger, Ihre E-Mail-Adresse usw. verwenden.
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie kein Passwort in Ihren Besprechungsraum eingeben, kann jeder Teilnehmer den Link der Remote-Besprechung an jeden senden, den er möchte. Dies ist die negative Seite von Videokonferenzen. Erwägen Sie außerdem, die virtuelle Besprechung zu sichern, indem Sie von allen Teilnehmern Anmeldeinformationen anfordern, um an der Besprechung teilzunehmen. Sie können das Meeting auch "sperren", sobald alle Teilnehmer anwesend sind, um das Eintreffen von Eindringlingen zu vermeiden. Diese einfachen Methoden zum Schutz Ihrer Videokonferenzen gelten für die Versionen iOS (iPhone und iPad) und Android (Smartphone und Tablet) von Zoom. Es ist nicht möglich, eine Telefonkonferenz über einen Webbrowser zu sperren (ob Chrome, Mozilla Firefox oder andere): Die Desktop-Anwendung ist erforderlich.
Sobald mehrere Gesprächspartner als Veranstalter an der Besprechung teilgenommen haben, haben Sie die Möglichkeit, ihnen das Recht einzuräumen, Dokumente zu teilen oder nicht, Bildschirmfreigaben durchzuführen oder nicht, ihre Webcam zu aktivieren oder Nein, um das Whiteboard usw. zu verwenden. Der Moderator eines Meetings ist in seinem Meetingraum auf Zoom allmächtig, wodurch es möglich ist, unabhängig von der Anzahl der Teilnehmer mehr "quadratische" Konferenzen zu organisieren und durchzuführen. Zusammenarbeiten, ja, aber in Ordnung!
